Portal de onboarding pentru clienti

Portalul de onboarding a fost gândit pentru o companie de distribuție cu peste 200 de parteneri activi, care procesa lunar sute de cereri de înregistrare și actualizare a datelor contractuale. Procesul anterior era manual, bazat pe formulare PDF trimise prin email, urmate de verificări repetitive efectuate de echipa operațională. Timpul mediu de activare a unui partener nou era de 11 zile lucrătoare, iar rata de erori în documente ajungea la 18%.

Pe lângă întârzieri, compania se confrunta cu riscuri de securitate: documentele circulau necriptat, iar accesul la datele sensibile nu era restricționat pe roluri. Auditul intern semnalase deja două incidente minore de scurgere de informații comerciale. Obiectivul declarat al proiectului a fost reducerea timpului de activare la maximum 3 zile și eliminarea completă a documentelor nesecurizate.

Abordarea și arhitectura soluției

Echipa a optat pentru o platformă web modulară, construită pe un backend în Node.js și o bază de date PostgreSQL, cu autentificare multifactor și criptare AES-256 pentru toate fișierele încărcate. Portalul a fost împărțit în trei zone principale: formularul public de înregistrare, panoul de verificare pentru operatori și tabloul de bord pentru manageri.

Fiecare document încărcat era scanat automat pentru malware și validat împotriva unui set de reguli de business (CUI, cod IBAN, semnături electronice). Integrarea cu API-ul intern de ERP a permis sincronizarea datelor în timp real, fără intervenție manuală. Pentru conformitatea GDPR, toate datele personale erau stocate separat, cu acces logat și posibilitatea de ștergere la cerere.

Testarea s-a desfășurat pe un grup de 30 de parteneri voluntari, timp de două săptămâni. S-au colectat feedback-uri privind claritatea interfeței, timpul de completare a formularului și eventualele blocaje tehnice. Pe baza acestora, s-au ajustat câmpurile obligatorii și s-a adăugat un ghid pas-cu-pas în limba română.

Implementarea și rezultatele obținute

După lansarea oficială, timpul mediu de activare a unui partener nou a scăzut la 2,4 zile lucrătoare, cu o rată de erori sub 2%. Operatorii au raportat o reducere cu 70% a sarcinilor repetitive, iar managerii au primit acces la rapoarte lunare automate privind starea proceselor de onboarding. Portalul a gestionat în primele trei luni peste 450 de cereri, fără niciun incident de securitate.

Un efect neașteptat a fost creșterea satisfacției partenerilor: scorul NPS pentru procesul de înregistrare a urcat de la 32 la 78. Compania a decis ulterior să extindă platforma și pentru fluxul de reînnoire a contractelor, aplicând aceeași arhitectură și set de reguli.